„Slovenskí podnikatelia sú zvyknutí na to, že musia mať väčšinu dokumentov v papierovej podobe a fyzicky pri sebe. Zákon však vo väčšine prípadov nie je taký čiernobiely. Napríklad aktuálne zmeny zákona o účtovníctve, podľa ktorého budú musieť podnikatelia archivovať účtovné doklady na dobu 10 rokov, hovorí o zachovaní papierových alebo elektronických dokumentov,” hovorí Dáša Foglarová, CEO spoločnosti DOCKitIN.
Nové zmeny v zákone o účtovníctve sa týkajú spoločnosti DOCKitIN snáď ešte viac, ako ktorejkoľvek inej slovenskej firmy – svojim klientom totiž ponúka možnosť archivácie dokumentov. Je to však len doplnková služba k riešeniam, ktoré sú v našich končinách zatiaľ unikátne.
Digitalizácia – krok k bezpapierovej kancelárii
Hlavnou službou DOCKitIN je digitalizácia dokumentov súvisiacich s podnikaním. Znamená to, že všetky dokumenty, ktoré im klienti zašlú v špeciálnych bezpečnostných obálkach, pracovníci spoločnosti systematicky roztriedia, naskenujú, nahrajú do systému a následne archivujú v podmienkach, ktorým môžu konkurovať len archívy veľkých korporácii.
„Niektorí z našich klientov nás oslovili kvôli archivácii papierových dokumentov. Časom však prišli na to, že samotná archivácia im neprináša žiadny úžitok, okrem toho, že si uvoľnili niekoľko metrov štvorcových vo svojich kanceláriách. Keby ste sa našich dlhodobých zákazníkov spýtali dnes, prečo využívajú služby DOCKitIN, povedali by – kvôli dostupnosti archivovaných dokumentov a informácii z nich,” prezrádza Dáša Foglarová.
Najväčšou výhodou pre klientov spoločnosti DOCKitIN je totiž jednoznačne webová a mobilná aplikácia, v ktorej nájdu všetky zdigitalizované a archivované dokumenty. Nemusia ich prácne dolovať z archívu, nechávať si ich zasielať alebo ísť po ne osobne. Stačí, ak si do vyhľadávania v aplikácii zadajú relevantné kľúčové slová súvisiace s dokumentom a o chvíľu majú zmluvu alebo faktúru na obrazovke počítača či displeji smartfónu. Využívanie cloudových riešení a aplikácií je veľký krok k prechodu na bezpapierové kancelárie. Prečo by ich však mali slovenské firmy chcieť?
„Bezpapierové kancelárie sú budúcnosť podnikania. Verím, že časom sa môžeme úplne, alebo aspoň do veľkej miery, oprostiť od zbytočných papierových dokumentov. Nielenže tým budeme šetrnejší k životnému prostrediu, budeme hlavne schopní efektívnejšie podnikať. V zahraničí je bezpapierové podnikanie vecou, nad ktorou sa snáď už nikto nepozastavuje a neberie ju ako „módny” trend – prečo by to tak nemohlo byť aj u nás?” uzatvára CEO spoločnosti.