Zámena dodávateľa s odberateľom
Odberateľom je zákazník a dodávateľom ten, kto vystavuje faktúru. Presný zoznam údajov o oboch subjektoch, ktoré pre správne vystavenie faktúry požaduje legislatíva, sa líši v závislosti od právnej formy.
SZČO, ktorá poskytuje služby alebo predáva tovar, musí na faktúre uviesť aspoň svoje meno, adresu podnikania, označenie registra, v ktorom je podnikateľ zapísaný, spolu s číslom zápisu a IČO.
Nekonkrétny predmet plnenia
Fakturované služby alebo tovar musia byť popísané detailne. Je to dôležité hlavne pre odberateľa, ktorý v prípade interného alebo externého auditu preukazuje, za čo dodávateľovi vyplatil peniaze.
Dobrá prax znie: buďte čo najkonkrétnejší. V prípade, že fakturujete za administratívnu prácu, uveďte, o aký typ činnosti ide, a k faktúre priložte aj výkaz hodín.
Prerušený číselný rad
Každý vystavený doklad má unikátne číslo a jednotlivé faktúry na seba musia nadväzovať. Keď k živnostníkovi príde kontrola z daňového úradu, bude ju zaujímať, či v zozname dokladov nejaký nechýba.
Pravidlá umožňujú viesť aj niekoľko číselných radov dokladov naraz. Ale je nevyhnutné, aby podnikateľ dodržiaval postupnosť – po faktúre 2022005 teda vystavte 2022006. Ak si SZČO uvedomí chybu, je vhodné vystaviť opravný doklad.
Nečitateľný doklad
Problém, ktorý nastáva pri tlači a vystavovaní faktúr ručne. Písmo nie je možné prečítať alebo doklad časom vybledne pôsobením slnečného svetla.
Počítajte s tým, že aj neplatitelia DPH, ktorí nevedú účtovníctvo (t. j. podnikatelia, ktorí plnia menej povinností než ostatní), archivujú daňové doklady aspoň 6 rokov od konca roka, ktorého sa týkajú. Nečitateľný doklad bude pri kontrole problém.
Chyby v DPH
Ak faktúry vystavuje platiteľ DPH, vzťahujú sa naňho prísnejšie pravidlá. Najčastejšie robia podnikatelia chyby v dátume uskutočnenia zdaniteľného plnenia – pri tovare je to deň skutočného dodania, pri službách deň skutočného poskytnutia (v legislatíve je však veľa výnimiek). Od dátumu uskutočnenia zdaniteľného plnenia do dátumu vystavenia faktúry nesmie uplynúť viac ako 15 dní.
Faktúra zaslaná na nesprávnu adresu
Zbytočná nepresnosť, pre ktorú sa podnikatelia čudujú, že im odberateľ neplatí. Je dobrou praxou si v zmluve alebo objednávke dohodnúť e-mailovú adresu, na ktorú živnostník pošle vystavenú faktúru.
Najviac chýb vzniká pri vystavovaní faktúr vo Worde alebo Exceli
Podnikatelia často používajú šablóny, ktoré všelijako upravujú – zámerne aj omylom. Na faktúrach potom chýbajú dôležité informácie a nepresnosti sa prepisujú do všetkých vystavených faktúr.
Keď sa chystáte vystaviť vlastnú faktúru, vyskúšajte špeciálny fakturačný systém. Na všetky náležitosti dohliadne za vás a budete mať istotu, že máte doklady v poriadku.