Nezaplatená faktúra? Komunikácia bez výčitiek zachráni vzťahy aj cash flow

27.03.2018 08:00

Nebojte sa pre zlý pocit pýtať si, čo je vaše. Čím skôr začnete konať, tým skôr svoje peniaze uvidíte a tým menej utrpia dobré obchodné vzťahy.

Autor: SHUTTERSTOCK

Práca odvedená, klient všetko schválil, no faktúra je už tri týždne po splatnosti. Nasledujú telefonáty, upomienky a celý sled udalostí, ktoré nie sú príjemné žiadnej zo strán. Aj keď je zdravý cash flow základným predpokladom prežitia firmy, naháňanie peňazí je väčšine ľudí proti srsti.

Ako teda zabezpečiť, aby ste dostali zaplatené všetko a načas, a pritom si nenaštrbiť dlho budované vzťahy a necítiť sa nepríjemne?

Podmienky a očakávania nastavte vopred

Najlepším spôsobom, ako vyriešiť nepríjemné veci, je radšej im predísť. Prejdite si s obchodným partnerom fakturáciu a spôsob platby hneď na začiatku spolupráce. Vyhovuje vám platba po častiach alebo preferujete všetko naraz? Preberte splatnosť, postup pri problémoch s platením, zmluvné pokuty alebo prípadné zľavy pri promptnej úhrade. Uistite sa, že všetkému rozumiete rovnako. Čím menej sivých miest, tým lepšie.

Nenechajte sa uniesť emóciami

Omeškanie o deň-dva ešte nie je dôvodom na pasívne agresívne alebo vyhrotené emaily či telefonáty. Ľudia niekedy zabúdajú, netreba preto vykopávať otvorené dvere. Každý priemerný fakturačný softvér má funkciu automatizovaných pripomienok, ktoré odberateľovi taktne pripomenú blížiaci sa termín splatnosti alebo to, že popri ďalších povinnostiach zabudol uhradiť svoj záväzok. Je to jemné, no pritom jasné “šťuchnutie”, zároveň však tak akurát neosobné, aby sa nikto nemohol uraziť. Klientovi dáte najavo, že máte dobrý systém a že svoju prácu beriete vážne po všetkých stránkach.

Rozpaky bokom

Keď po automatickej pripomienke nepríde úhrada, pripomeňte sa osobným emailom s nezaplatenou faktúrou v prílohe. Držte slušný a priateľský tón, no zároveň priamo požiadajte o skoré vyriešenie situácie. Takáto komunikácia nebýva nikomu príjemná, no zlý pocit nie je namieste. Svoju časť dohody ste predsa splnili, nebojte sa pýtať si, čo vám patrí. Vybavte to najlepšie hneď ráno, kým vás nepohltia ďalšie povinnosti dňa.

Najneskôr po ďalšom týždni sa ozvite cez telefón. Bez rozpakov, bez ospravedlňujúceho tónu v hlase. Nájdite si na to pokojné miesto, kde sa cítite dobre. Opýtajte sa, či by bolo možné platbu realizovať a či sa vyskytol nejaký problém. Očividne tam problém je, ide však o to, aby ste dostali odpoveď na rovinu. Ak sa dá, ponúknite pomoc, no zároveň očakávajte konkrétne prísľuby a termíny.

Ak ani po mesiaci nenasleduje platba, prípadne uspokojivé vysvetlenie, je čas prejsť k formálnejšiemu tónu a pripomenúť aj možnosť uplatnenia úroku z omeškania. Ťažko sa hľadá univerzálny vzorec na to, kedy je čas na zvýšenie tlaku a kedy prestať brať ohľad na nadštandardné vzťahy. Najlepšie vám napovie zostatok na účte a termíny platenia vašich záväzkov.

Na krátkodobé preklenutie nedostatku cash flow môžete využiť napríklad kontokorentný úver, ktorý vám pomôže získať finančné prostriedky na uhradenie urgentných záväzkov. Pamätajte, že neplatenie je to, čo vzťahy narúša, nie pýtanie si odpracovaných peňazí.

Sleduj najnovšie články na našom Facebooku
Ponuky zo Zľavy.Pravda.sk